一、客戶背景

貴州智龍水利監(jiān)理有限公司作為水利工程監(jiān)理企業(yè)，在項(xiàng)目執(zhí)行過程中產(chǎn)生了大量監(jiān)理檔案，包括監(jiān)理規(guī)劃、實(shí)施細(xì)則、現(xiàn)場(chǎng)記錄、驗(yàn)收資料等。這些檔案不僅是監(jiān)理工作的真實(shí)記錄，也是工程質(zhì)量評(píng)估和責(zé)任追溯的重要依據(jù)。

傳統(tǒng)管理方式下，企業(yè)面臨著檔案收集不完整、整理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、移交效率低下等共性難題。特別是作為監(jiān)理方，需要向業(yè)主方移交完整檔案，手工整理的紙質(zhì)檔案與電子檔案不一致的問題經(jīng)常發(fā)生，影響了移交效率和專業(yè)形象。

二、解決方案

針對(duì)工程監(jiān)理檔案管理的特殊需求，貴州智龍水利監(jiān)理有限公司與會(huì)博通合作，從以下幾個(gè)方面部署了檔案管理系統(tǒng)：

1. 監(jiān)理檔案全生命周期管理

系統(tǒng)為貴州智龍?zhí)峁┝烁采w檔案采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、利用、編研到注銷的全生命周期管理功能。

針對(duì)監(jiān)理檔案特點(diǎn)，定制了專門的檔案分類體系，按照監(jiān)理資料的專業(yè)屬性和時(shí)間維度進(jìn)行多重分類，確保檔案歸集的科學(xué)性和系統(tǒng)性。

2. 流程化歸檔確保及時(shí)性

利用會(huì)博通的流程設(shè)計(jì)功能，為不同類型的監(jiān)理檔案設(shè)置了定制化的歸檔流程。

監(jiān)理人員在現(xiàn)場(chǎng)生成的記錄、報(bào)告等材料，可通過系統(tǒng)快速提交歸檔申請(qǐng)，經(jīng)過審核后自動(dòng)歸入相應(yīng)項(xiàng)目檔案庫，確保了檔案歸檔的及時(shí)性與完整性。

3. 數(shù)字化移交方案

該系統(tǒng)支持生成符合規(guī)范的數(shù)字檔案包，實(shí)現(xiàn)了軟件與資料一體化的數(shù)字化移交方案。

監(jiān)理方在項(xiàng)目完成后，只需在系統(tǒng)中選擇相應(yīng)項(xiàng)目檔案，即可按照業(yè)主方要求格式生成移交包，大幅提升了檔案移交效率。

4. 多維度權(quán)限管控

監(jiān)理檔案中常包含敏感信息，會(huì)博通的權(quán)限管理體系針對(duì)不同用戶設(shè)置了差異化的訪問權(quán)限。

項(xiàng)目人員只能訪問自己權(quán)限范圍內(nèi)的檔案，而業(yè)主方人員則可被授予特定的查閱權(quán)限，既保證了檔案安全，又便于協(xié)作。

三、實(shí)施成效

通過會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)的部署，貴州智龍水利監(jiān)理有限公司在工程檔案管理方面取得了顯著成效：

1. 檔案整理效率大幅提升

利用系統(tǒng)的表格套打功能，可直接生成規(guī)范的檔案封面、目錄和備考表，無需二次人工操作，紙質(zhì)檔案整理效率提高50%以上。

2. 檔案移交時(shí)間顯著縮短

傳統(tǒng)手工方式需要數(shù)周準(zhǔn)備的檔案移交材料，現(xiàn)在通過系統(tǒng)幾天內(nèi)即可完成，且格式規(guī)范、內(nèi)容完整，提升了業(yè)主滿意度。

3. 檔案查準(zhǔn)率與查全率提高

會(huì)博通的智能檢索功能，包括關(guān)鍵詞檢索、全文檢索、二次檢索等多種方式，使監(jiān)理人員能夠快速定位所需檔案。

檔案查準(zhǔn)率達(dá)到98%以上，查全率接近100%，為監(jiān)理決策提供了及時(shí)、完整的依據(jù)。

4. 檔案安全得到有效保障

系統(tǒng)采用加密存儲(chǔ)、權(quán)限控制、操作日志等多重安全機(jī)制，確保了監(jiān)理檔案的保密性和完整性。

檔案的借閱、外發(fā)等操作均需經(jīng)過審批流程，有效防止了敏感信息的非授權(quán)擴(kuò)散。

四、技術(shù)特點(diǎn)

貴州智龍水利監(jiān)理有限公司應(yīng)用的會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)，突出了以下幾個(gè)技術(shù)特點(diǎn)：

1. 雙軌一體化管理

系統(tǒng)同時(shí)管理紙質(zhì)檔案與電子檔案，實(shí)現(xiàn)了兩者的關(guān)聯(lián)對(duì)應(yīng)和統(tǒng)一利用。監(jiān)理人員既可以通過電子檔案快速查閱，也可以在需要時(shí)快速定位紙質(zhì)原件。

2. 靈活的分類體系

系統(tǒng)支持根據(jù)監(jiān)理檔案特點(diǎn)自定義檔案分類、屬性和管理流程，滿足了水利工程監(jiān)理檔案的專業(yè)化管理需求。

3. 外部系統(tǒng)集成能力

會(huì)博通系統(tǒng)可與OA、項(xiàng)目管理等第三方系統(tǒng)無縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)監(jiān)理過程中生成文件的自動(dòng)歸檔，確保了檔案的完整收集。

五、結(jié)論

貴州智龍水利監(jiān)理有限公司通過會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)，不僅解決了工程監(jiān)理檔案管理中的痛點(diǎn)問題，更重要的是建立了一套標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理與移交機(jī)制。

該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了監(jiān)理檔案的數(shù)字化管理和數(shù)字化移交，提升了檔案工作效能，為公司的穩(wěn)健發(fā)展和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的提升提供了有力支持。

這一成功實(shí)踐，也為同類工程監(jiān)理企業(yè)的檔案信息化建設(shè)提供了可借鑒的經(jīng)驗(yàn)。