工程項(xiàng)目檔案管理工作直接關(guān)系到國計(jì)民生！它是項(xiàng)目竣工的依據(jù)、工程質(zhì)量的憑證以及科學(xué)研究和基礎(chǔ)設(shè)施等方面的可靠資料，具有重復(fù)利用、提供借鑒以及促進(jìn)創(chuàng)新的重要價(jià)值！

工程項(xiàng)目檔案歸檔工作基本上都是采用事后管理習(xí)慣，讓檔案作為一個工程項(xiàng)目的附屬品，僅僅作為驗(yàn)收和應(yīng)付上級部門的工具。這種周期長、工作量大的事后管理方法，顯露出了工程項(xiàng)目驗(yàn)收原始資料不齊全、竣工圖文件編制不規(guī)范、資料跟蹤收集不及時、檢查工作強(qiáng)度大等等的問題:

1. 檔案管理資料分散，沒有集中管理，不便查找，且收錄不及時，容易導(dǎo)致檔案丟失或損壞，無法掌握檔案的真實(shí)情況，檔案利用率低等情況發(fā)生；

2. 沒有相關(guān)的檔案管理制度，發(fā)生情況無法追溯來源，一些重要的檔案，比如合同檔案、財(cái)務(wù)檔案等一旦缺失，將給企事業(yè)單位帶來重大的經(jīng)濟(jì)損失，而檔案管理員也會因此受到連帶責(zé)任，輕者失業(yè)，重則追究法律責(zé)任；

3. 傳統(tǒng)的檔案采集方式都是通過Excel等手工方式，效率低，人工成本高，且耗時長，鑒定工作復(fù)雜等，都不利于組織效率的提高。

會博通【工程檔案管理系統(tǒng)】建筑企業(yè)日常管理、業(yè)務(wù)實(shí)施企業(yè)招標(biāo)工程檔案管理，全面介入建筑企業(yè)業(yè)務(wù)流程，以項(xiàng)目管理、投標(biāo)管理、證件管理、大數(shù)據(jù)服務(wù)為核心，同時滿足行政、人事、財(cái)務(wù)等協(xié)同辦公管理需求，在吸取了眾多先進(jìn)企業(yè)的管理思想，結(jié)合國內(nèi)建筑工程企業(yè)的管理基礎(chǔ)和現(xiàn)狀，探索出一套高實(shí)用性、高易用性的建筑企業(yè)內(nèi)部一體化管理完美解決方案。

會博通【工程檔案管理系統(tǒng)】一體化進(jìn)行了文檔、預(yù)算、任務(wù)，綜合管理4個功能如下：

1、項(xiàng)目流程化，面板綜合化業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)一體化解決

2、項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)簡化，應(yīng)用簡單完成項(xiàng)目的流轉(zhuǎn)

3、報(bào)銷、借款、車輛、會議服務(wù)于項(xiàng)目

4、自動歸檔、形成自己的項(xiàng)目知識庫

貴陽筑水發(fā)展有限公司案例：

貴陽筑水水利產(chǎn)業(yè)發(fā)展有限公司采用會博通綜合知識管理系統(tǒng)全面實(shí)現(xiàn)辦公自動化管理，并與檔案管理（包括文書、基建、人事等綜合性檔案）模塊連成線，從審批事項(xiàng)的發(fā)起、審批、形成成果文件、發(fā)布到最后歸檔全面實(shí)現(xiàn)一體化管理。通過工程項(xiàng)目資料的實(shí)時歸檔，同時實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目建設(shè)情況的整體管控，歸檔后員工可以按照權(quán)限取用，不僅從公司層面全面實(shí)現(xiàn)企業(yè)專有核心資料的管控，還將企業(yè)內(nèi)部專用知識內(nèi)容，開放給擁有對應(yīng)權(quán)限的員工取用，響應(yīng)其學(xué)習(xí)需求，為工作提供知識支持。

會博通工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)，全生命周期管理，從起草、審批到歸檔的自動化流程管理，與分布式的檔案整理與數(shù)字化管理并行，全面實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)、電子檔案的實(shí)時歸檔。通過檔案對工程項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控，通過檔案到位情況，實(shí)時監(jiān)控工程項(xiàng)目進(jìn)度，提高工程項(xiàng)目管理效率。