你是否覺得現(xiàn)在的檔案管理工作太過麻煩，檔案類型太復雜了不好管理，檔案需求太過多變不好查詢，別擔心，科技創(chuàng)新帶來的高效方式已經(jīng)來臨，可以解決你現(xiàn)在面臨的問題，你絕對不知道它有多簡單。

一、以前紙質(zhì)的檔案管理方式主要以人工為主，存在錯漏且效率低

比如：企業(yè)在日常發(fā)展進行中將發(fā)生大量的事宜和需要歸檔的檔案,在缺少專業(yè)管理軟件和管理機制的狀況下，將會產(chǎn)生文件、圖紙等資料的收集、保管的工作困難。

中國很多的企業(yè)目前的檔案管理方式下由檔案管理工作人員對需要歸檔的文件進行人工處理、編寫檢索工具和各種目錄,通常存在人工編寫目錄速度很慢、規(guī)范性差，檢索的速度和精準率低的狀況,同時時效也很低,費時間費人力；

然后檔案部門對外提供和配合查詢的時候需要調(diào)閱紙質(zhì)文件，如果全都依靠于人工的方式來調(diào)閱實體紙質(zhì)檔案很容易讓很多重要檔案的丟失和破壞，給再次利用形成不便、利用效率低。

二、檔案管理系統(tǒng)的設計與研發(fā)具有重要的意義

首先是對企業(yè)檔案管理工作的促進。伴隨著計算機技術在企業(yè)中的運用，與之相關的管理信息系統(tǒng)應用越來越廣泛，各種各樣的相關電子數(shù)據(jù)和電子文件都依托在計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)來進行編制、共享和流轉(zhuǎn)，要對相關電子數(shù)據(jù)進行檔案化管理，必須研宄企業(yè)發(fā)展和資料利用關系，通過業(yè)務過程數(shù)據(jù)關系的梳理，將這些業(yè)務過程產(chǎn)生的成果資料統(tǒng)一歸檔到檔案管理系統(tǒng)中，建立結(jié)構化電子數(shù)據(jù)和非結(jié)構化電子檔案,這樣減少了紙質(zhì)資料的損壞和丟失，為企業(yè)各級別的人員提供了更簡單、更詳細、更方便的檔案服務工作。

三、企業(yè)檔案管理系統(tǒng)需求分析

其實檔案管理系統(tǒng)就是對企業(yè)所產(chǎn)生的紙質(zhì)、聲像、視頻等文件進行統(tǒng)一的管理，用于提高企業(yè)對于檔案管理的效率，所以功能上一定要過關。

1. 數(shù)據(jù)采集

數(shù)據(jù)采集是檔案系統(tǒng)的開端，同樣也是檔案工作的重點，針對不同來源、不同類型、不同等級的檔案文件是需要不同的方式采集的，入庫時所賦予的權限，編號都是不一樣的。

2. 數(shù)據(jù)整理

數(shù)據(jù)整理是比較核心的工作，對采集的信息進行有效合理的整理，才可以讓后續(xù)的工作更加快速高效的運行。對于采集過來的不同種類的文件需要進行再一次的歸類，打上標記方便后續(xù)的工作。

3. 數(shù)據(jù)查找

數(shù)據(jù)查找得快慢是最能體現(xiàn)出效率的環(huán)節(jié)，系統(tǒng)要支持單個條件以及多個條件的查詢方式，可以在數(shù)據(jù)庫中準確的找到符合條件或編號、標記相同的檔案文件，方便利用。

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