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“數(shù)字檔案·數(shù)智向新”直播回放 | 檔案資料多亂雜，如何快速收集？
2023/4/27 0:00:00
來源：公司資訊
作者：小博
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Ai導讀
你是否見過這樣的場面：檔案室里，各種檔案盒，堆積如山，隨意堆放，沒有分類、編號和歸檔規(guī)則；有的檔案盒上標著日期和部門名稱，有的則是空盒子，沒有任何標識；檔案盒中混雜著各種文件，有合同、協(xié)議、財務報表，也有員工檔案、人力資源文件……檔案資多亂雜的問題，困擾著很多檔案工作者，為此我們在3月份的“數(shù)字檔案·數(shù)字向新”直播活動中，跟大家共同探討了這個話題。
你是否見過這樣的場面：檔案室里，各種檔案盒，堆積如山，隨意堆放，沒有分類、編號和歸檔規(guī)則；有的檔案盒上標著日期和部門名稱，有的則是空盒子，沒有任何標識；檔案盒中混雜著各種文件，有合同、協(xié)議、財務報表，也有員工檔案、人力資源文件……檔案資多亂雜的問題，困擾著很多檔案工作者，為此我們在3月份的“數(shù)字檔案·數(shù)字向新”直播活動中，跟大家共同探討了這個話題。
跟大家探討檔案多雜亂話題的技術專家，是從事檔案技術服務十余年的白繼成白工。白工在跟我們分享中說到：“對于多亂雜的檔案，我?guī)痛蠹铱偨Y了3種快速收集的方式。第一種是批量化導入檔案資料，第二種是采取靈活的檔案獨立上傳程序，第三種是快速從第三方系統(tǒng)中移交檔案?！?/span>
以上三種方式基本上涵蓋了檔案管理的方方面面。批量化導入對于數(shù)據(jù)量特別大，非常有效，用上這個功能，整理檔案的效率可以得到直線上升；獨立上傳程序讓檔案的錄入可以不受檔案管理系統(tǒng)用戶數(shù)的限制，公司全員都可參與，實時將紙質文件自動雙面掃描形成可被檢索的雙層PDF文件，并自動分類上傳到統(tǒng)一的檔案系統(tǒng)當中，避免資料堆積；而由第三方系統(tǒng)形成的成果文件，亦可通過數(shù)據(jù)接口，將文件正文及其元數(shù)據(jù)、附件一并移交至檔案管理系統(tǒng)中實現(xiàn)即時歸檔。
關于3種管理多雜亂檔案的方式，我們的產(chǎn)品推薦官陳曉佳都給大家進行了非常詳細的演示，這是應用會博通檔案管理軟件的朋友們非常心水的幾個功能。關于這幾個功能應用，如果您還想了解更多，或者做場景的個性化匹配，也可以隨時聯(lián)系我們的技術服務人員，給您進行展示。
檔案多雜亂不可怕，可怕的是我們沒有辦法，使它變得整齊有序。魔高一尺道高一丈，在這個熵增的世界里，會博通檔案管理系統(tǒng)，用合規(guī)有序的管理，持續(xù)為您打造高效便捷的檔案管理應用體驗。
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以上三種方式基本上涵蓋了檔案管理的方方面面。批量化導入對于數(shù)據(jù)量特別大，非常有效，用上這個功能，整理檔案的效率可以得到直線上升；獨立上傳程序讓檔案的錄入可以不受檔案管理系統(tǒng)用戶數(shù)的限制，公司全員都可參與，實時將紙質文件自動雙面掃描形成可被檢索的雙層PDF文件，并自動分類上傳到統(tǒng)一的檔案系統(tǒng)當中，避免資料堆積；而由第三方系統(tǒng)形成的成果文件，亦可通過數(shù)據(jù)接口，將文件正文及其元數(shù)據(jù)、附件一并移交至檔案管理系統(tǒng)中實現(xiàn)即時歸檔。
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