一、項(xiàng)目背景：檔案管理面臨數(shù)字化轉(zhuǎn)型挑戰(zhàn)

廣州柴油機(jī)廠股份有限公司（以下簡稱“廣柴”）作為國內(nèi)歷史悠久的、重要的發(fā)動(dòng)機(jī)制造企業(yè)，在長期發(fā)展過程中積累了大量的技術(shù)檔案、設(shè)備資料與行政文件。隨著企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大與信息化進(jìn)程加速，傳統(tǒng)檔案管理模式逐漸暴露出整理耗時(shí)長、檢索效率低、數(shù)字化程度不足等問題。尤其是科技檔案，作為企業(yè)核心知識(shí)資產(chǎn)，其高效管理與再利用對(duì)技術(shù)研發(fā)與生產(chǎn)維護(hù)具有重要意義。

作為會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)的老用戶，廣柴在前期已實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化管理基礎(chǔ)，但在檔案數(shù)字化加工環(huán)節(jié)仍依賴人工操作，包括掃描、命名、分類、元數(shù)據(jù)錄入等，流程繁瑣、人力成本高且易出錯(cuò)。為此，廣柴決定引入更智能的數(shù)字化加工工具，以全面提升檔案數(shù)字化進(jìn)程的質(zhì)效。

二、解決方案：會(huì)博通“龜仔”智能工作站一體化賦能

針對(duì)廣柴的需求，會(huì)博通提供了檔案數(shù)字化智能工作站——“龜仔”，部署于綜合檔案室與科技檔案室，作為數(shù)字化加工終端，實(shí)現(xiàn)從物理檔案到數(shù)字資源的全流程智能化處理。

1. 掃描直傳與AI智能處理

“龜仔”工作站支持高速掃描并自動(dòng)上傳到檔案系統(tǒng)，依托AI智能識(shí)別技術(shù)，自動(dòng)將圖像轉(zhuǎn)換為符合檔案管理規(guī)范的雙層PDF文件（包含圖像層與文字識(shí)別層），既保留原始版式，又支持內(nèi)容檢索，大幅提升了檔案的可利用性。

2. 條碼自動(dòng)分揀與歸檔

通過預(yù)制或自動(dòng)識(shí)別檔案條形碼，“龜仔”可對(duì)掃描后的文件進(jìn)行自動(dòng)分揀與歸類，無縫對(duì)接會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化成果的即時(shí)歸檔與存儲(chǔ)，避免人工分揀帶來的錯(cuò)漏與延誤。

3. 元數(shù)據(jù)自動(dòng)著錄

系統(tǒng)能夠智能提取檔案關(guān)鍵信息，自動(dòng)完成題名、日期、責(zé)任者等元數(shù)據(jù)的著錄，減少手工錄入工作量，確保數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性與準(zhǔn)確性，為后續(xù)檢索利用奠定良好基礎(chǔ)。

三、應(yīng)用成效：效率提升與成本優(yōu)化顯著

自“龜仔”工作站投入使用以來，廣柴檔案數(shù)字化工作取得了明顯改善：

1.工作效率大幅提升：數(shù)字化處理流程步驟簡化，操作時(shí)間平均縮短不少于50%，尤其適用于批量化且格式標(biāo)準(zhǔn)的表格、圖紙與文書檔案的加工。

2.人工成本顯著降低：自動(dòng)化代替重復(fù)性手工操作，減少了專職人員投入，人力成本節(jié)約約30%。

3.數(shù)據(jù)質(zhì)量與一致性增強(qiáng)：AI著錄與條碼分揀有效避免了人為差錯(cuò)，檔案元數(shù)據(jù)完整率與準(zhǔn)確率接近100%。

4.檔案利用更加便捷：數(shù)字化成果實(shí)時(shí)同步至?xí)┩n案系統(tǒng)，支持全文檢索與遠(yuǎn)程調(diào)閱，助力技術(shù)部門快速獲取資料，提升知識(shí)復(fù)用價(jià)值。

四、總結(jié)

廣州柴油機(jī)廠通過引入會(huì)博通“龜仔”智能工作站，不僅解決了檔案數(shù)字化過程中的痛點(diǎn)，更進(jìn)一步鞏固了其知識(shí)資產(chǎn)管理的信息化根基。該項(xiàng)目體現(xiàn)了會(huì)博通在檔案數(shù)字化領(lǐng)域的綜合服務(wù)能力，也為傳統(tǒng)制造業(yè)企業(yè)推動(dòng)檔案智慧化管理提供了可行路徑。未來，會(huì)博通將繼續(xù)攜手廣柴，圍繞檔案數(shù)據(jù)挖掘與業(yè)務(wù)協(xié)同，探索更深層次的數(shù)字化轉(zhuǎn)型合作。

案例說明：本應(yīng)用案例基于廣州柴油機(jī)廠股份有限公司真實(shí)合作情況撰寫，突出會(huì)博通在檔案數(shù)字化加工環(huán)節(jié)的技術(shù)創(chuàng)新與實(shí)效價(jià)值，可供制造業(yè)、科研機(jī)構(gòu)等存在大量實(shí)體檔案數(shù)字化需求的單位參考。