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會博通檔案管理系統(tǒng)，助力寒亭教育局實現(xiàn)檔案數(shù)字化
2022/11/18 0:00:00 來源：最新案例 作者：小博
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最近，會博通成功簽約寒亭教育局，系統(tǒng)安裝、調(diào)試已全部完成，進入培訓階段。系統(tǒng)安裝完成后，寒亭教育局日常工作中涉及到的政策、法規(guī)、方案、經(jīng)費管理、審計、報批等資料，可全部實現(xiàn)數(shù)字化、規(guī)范化檔案管理。
01客戶名稱
寒亭區(qū)教育局，為區(qū)政府工作部門。主要職能包括：
(一)貫徹執(zhí)行國家和省、市關于教育工作的方針政策和法律法規(guī);擬定我區(qū)教育工作的政策和規(guī)范性文件并監(jiān)督執(zhí)行。
(二)研究制定全區(qū)教育事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、中長期規(guī)劃及年度工作計劃并組織實施。
(三)負責全區(qū)基礎教育(含學前教育)、職業(yè)技術教育、成人教育、民辦教育的統(tǒng)籌規(guī)劃和協(xié)調(diào)管理工作;協(xié)調(diào)省、市駐寒大中專院校與我區(qū)有關的教育工作。
(四)負責全區(qū)教育督政、督學工作，組織進行教育督導與評估，指導全區(qū)督導責任區(qū)建設。
(五)統(tǒng)籌規(guī)劃中小學布局，負責推進全區(qū)義務教育均衡發(fā)展和促進教育公平;按規(guī)定承擔義務教育學校的設立、撤銷、更名和調(diào)整的審核、報批工作;指導全區(qū)中小學校舍安全工程;統(tǒng)籌規(guī)劃和協(xié)調(diào)指導全區(qū)教育體制改革和辦學體制改革。
(六)會同有關部門制定教育經(jīng)費籌措、教育撥款、教育基建投資、教育收費及其管理的政策、規(guī)定，監(jiān)測教育經(jīng)費的籌措和使用情況;參與全區(qū)義務教育經(jīng)費保障機制改革工作;負責學生資助救助工作;編報區(qū)級教育經(jīng)費年度預決算建議方案，指導所屬單位事業(yè)費、基建投資和專項經(jīng)費的管理工作。
(七)協(xié)助審計部門做好全區(qū)教育系統(tǒng)經(jīng)費審計工作;負責所屬單位的定期審計和主要負責人的離任審計。
(八)主管全區(qū)教師工作，規(guī)劃指導全區(qū)各級各類學校教師和教育行政干部隊伍建設;負責中小學校長的管理、選聘、任職資格認定、職級評審認定、培訓、交流等工作;指導學校內(nèi)部管理體制改革和教育教學改革;負責教師資格認定的相關工作;負責全區(qū)師范類高校畢業(yè)生、畢業(yè)研究生的就業(yè)指導服務工作。
(九)歸口管理全區(qū)的學歷教育及考試工作，規(guī)劃、指導繼續(xù)教育、社會力量辦學、自學考試工作。
(十)負責全區(qū)教育基本信息的統(tǒng)計、分析、發(fā)布工作;指導全區(qū)學校體育、衛(wèi)生健康、藝術和國防教育工作。
(十一)負責對外以及與港、澳、臺地區(qū)的教育交流與合作工作;歸口管理全區(qū)教育系統(tǒng)出國留學工作;負責中外合作辦學項目的審核報批工作、外籍教師引進和管理工作。
(十二)組織承擔國家和省、市下達的重大教育科研項目并協(xié)調(diào)實施;負責擬定區(qū)級教育改革的有關課題并組織實施;規(guī)劃、指導并推動全區(qū)教育系統(tǒng)的科研、教研成果轉化工作。
(十三)負責全區(qū)語言文字管理工作。
(十四)負責所屬單位黨的建設工作，指導所屬單位做好黨的思想、組織、作風建設和黨員的教育、管理及發(fā)展工作;按照干部管理權限，負責所屬單位有關領導班子和干部的考察、任免工作。
(十五)負責局機關及所屬事業(yè)單位的安全生產(chǎn)監(jiān)管和信訪、維護穩(wěn)定工作。
(十六)承辦區(qū)委、區(qū)政府交辦的其他事項。
02客戶需求
1）軟件系統(tǒng)需要滿足數(shù)字化檔案管理應用需求；
2）軟件系統(tǒng)需滿足多人同時登錄，并參與管檔；
3）軟件系統(tǒng)需要滿足檔案安全利用需求；
4）軟件系統(tǒng)需要滿足自主設定權限需求。
03寒亭教育局用會博通實現(xiàn)多維度檔案的安全管控
會博通為寒亭教育局定制了一套滿足多用戶使用需求，涵蓋檔案管理全部功能應用，同時又滿足權限設計與檔案安全利用需求的檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)部署完成后，寒亭教育局的伙伴們通過數(shù)字化的方式規(guī)檔、用檔、管檔。檔案的規(guī)范性、安全性和效率都得到了很大的提升。
1）一站式管檔，全面覆蓋檔案管理需求
寒亭教育局檔案管理系統(tǒng)提供的功能涵蓋檔案管理全流程。不論是檔案收集、檔案整理，還是檔案鑒定、檔案保管，亦或是檔案統(tǒng)計、檔案檢索、檔案編研、檔案利用等，都可以利用系統(tǒng)進行更簡捷、更智能的操作。相較于一般的檔案管理系統(tǒng)，會博通將系統(tǒng)的功能往前推了一步，即：不僅能實現(xiàn)檔案的全流程管理，也能夠輔助文件資料在成為檔案之前的流程化審批、傳閱等應用。
2）多人同時管檔，檔案管理更為高效
在小型組織中，一般會設置專業(yè)的檔案管理員，也就是所謂的專人管檔。但對于文件、資料較多的寒亭教育局而言，單個人負責檔案管理，工作量其實是很大的?；诖?，會博通為寒亭教育局提供了多人管檔的模式。該模式結合做終端登錄，負責收藏檔案的人員、需要利用檔案的人員、需要審批的管理層，都可以隨時參與檔案管理和利用工作。
3）層層安全防控機制，嚴保檔案機密
為了保護檔案信息安全，會博通為寒亭教育局配置了層層防控的安全管檔機制。在登錄環(huán)節(jié)，通過錯密鎖定、強制密碼、機器指紋登錄、驗證碼登錄、SSL網(wǎng)絡加密技術，給企業(yè)檔案資料管理系統(tǒng)安上了一個密不透風的“大門”。在檔案的利用上，支持檔案加密傳輸、防擴散水印保護，同時提供操作痕跡記錄功能，實施監(jiān)控用戶操作行為。
4）自主設定應用權限，檔案管理更精細
會博通檔案管理系統(tǒng)支持自主設定權限的功能。權限限定包括共享、下載、打印、復印等20多項，并且同步支持自主設定。被賦權限的對象既可以是人、也可以是職位，還可以是檔案。比如，對于能否修改這個選項，你既可以設置某個人或某個崗位不可以修改檔案，也可以將檔案設置為不可修改的屬性。
基于本次系統(tǒng)實施，我們對寒亭教育局多了很多了解和關注。每每看到寒亭教育局的動態(tài)：召開了什么專題會議，舉辦了什么活動，我們都為會博通檔案管理系統(tǒng)再者當中發(fā)揮的作用而開心。希望寒亭教育局越來越好。后續(xù)我們將與寒亭教育局保持密切聯(lián)系，隨時提供培訓支持服務。
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